Mengenal Sales Force Automation (SFA)

Hampir setiap software CRM memiliki modul yang bernama Sales Force Automation, atau yang disingkat dengan SFA. Modul Sales Force Automation inilah yang berfungsi dalam mengelola kinerja sales force perusahaan, mulai dari mengelola leads yang didapatkan, me-manage potensial penjualan, mengatur aktifitas penjualan, meng-otomatisasi sales quotation, dan seterusnya.

Definisi Sales Force Automation

Menurut Wikipedia, Sales Force Automation adalah sistem berita yg dipakai oleh bagian Sales atau Sales Management buat membantu melakukan otomatisasi fungsi-fungsi sales force management. Koombinasi antara modul SFA dengan modul Marketing Automation (MA) inilah yang umumnya membentuk sebuah aplikasi CRM (Customer Relationship Management).

Modul-Modul SFA

Sales Force Automation tidak wajib selalu terintegrasi dalam sebuah perangkat lunak CRM, alias bisa berdiri sendiri. Modul-modul standard yang terdapat dalam SFA adalah menjadi berikut:

Lead Management

Modul Lead Management merupakan modul buat menampung & mengelola informasi setiap leads atau prospek baru, baik yg didapatkan oleh perusahaan (misalnya melalui marketing campaign atau beli database) ataupun yg dicari sendiri sang si salesperson.

Dalam Lead Management di beberapa aplikasi Sales Force Automation jua masih ada fitur-fitur seperti Lead Routing & jua Lead Scoring. Pembahasan ke 2 fitur ini akan aku posting pada kesempatan mendatang.

Potential Management/ Opportunity Management

Dari leads yg didapatkan, tentu nir seluruh tertarik menggunakan produk atau jasa Anda. Nah, bagi leads yg memperlihatkan interest atau kebutuhan akan produk Anda, sebagai akibatnya membangun sebuah potential atau opportunity pada sales.

Kebutuhan atau opportunity ini tentunya perlu dicatat ke pada sistem, agar dapat te-record menggunakan baik, misalnya adalah produk apa yg diperlukan sang prospek, berapa nilai produk tadi, peluang closing berapa besar , kompetitor siapa saja yg terlibat, hingga jumlah cost yang dikeluarkan pada mengelola opportunity tersebut.

Account & Contact Management

Leads yang telah menunjukkan interest atau kebutuhan yang jelas akan produk kita, maka statusnya akan diubah (convert) dari leads menjadi Account dan Contact. Account adalah modul untuk mengisi informasi perusahaannya atau institusi, sedangkan Contact adalah untuk mengisi informasi individunya.

Activity Management

Modul Activity Management merupakan modul untuk mengatur aktifitas sehari-hari sales force, misalnya adalah leads mana yang harus di-follow up, apakah ada presentasi atau tidak, quotation apa yang mesti dibuat, dan sebagainya. Modul ini biasanya telah dilengkapi juga dengan reminder atau notifikasi, memastikan si salesperson ingat akan tugas-tugasnya.

Quotation Management

Dari setiap potential atau opportunity yang tercipta, biasanya akan dilanjutkan ke proses permintaan proposal atau penawaran. Biasanya, dalam sebuah sistem SFA, dari modul Opportunity Management bisa langsung klik sebuah tombol untuk meng-create quotation sesuai dengan produk yang diinginkan oleh prospek tersebut.

Apa Output yang Didapatkan?

Dengan menerapkan Sales Force Automation di dalam divisi penjualan Anda, maka banyak sekali output atau informasi berharga untuk pihak salesperson itu sendiri maupun manajemen, beberapa diantaranya adalah:

- Sales Manager dapat mengetahui performance masing-masing salesperson

- Dapat diketahui channel apa yang paling banyak menghasilkan leads

- Dapat diketahui berapa banyak dari leads yang didapatkan yang memiliki needs

- Dapat diketahui perbandingan antara aktifitas dengan cost yang dikeluarkan

- Dapat diketahui salesperson mana yang efektif dan mana yang tidak

- Dapat diketahui Recency, Frecuency, dan Spending dari customer yang didapat

- Dan info-info lain (sesuai kebutuhan)